アウトプットも大切です
私自身が作成する資料は相手を絞らない中立的なものが多いです。
相手があればしぼりやすいのかもしれませんが、全般的に受け入れられやすい構成というのを踏まえたうえで相手に合わせると効果は高いような気がします。
最近は隣に座っている上司に持ってくる資料をチラ見して上司の言葉を補足することが日常の一部です。
修正を指示される場合にもいくつかありますが下記のような特徴があります。
視点が散っている
資料の軸がない
主題を納得する裏付けがない
１Ｈ５Ｗの塊が混在している
主題が発生する条件が整理されていない
作成するときにはそもそも何がいいたいんだっけ、どういうながれでそうなったんだっけ、と自問しますがみなさまはどうでしょう。
言われた個々の事象を資料化していても、ふと正気に戻るときがあります。
そんなときに、これだけでよかったっけ、というのと、これはこのタイミングだったっけ、と経過の妥当性を確認すると、あれが抜けてたとか見通しがないとそもそも聞いてもらえないとか進め方も一緒に確認しないとだめだわとか脇の甘さに衝撃を受けることがあります。
職場では相手に何をしたいのか伝えるため、概要を整理する定型があるのでそれを書いているとなんとなく振り返ることができるのでありがたいです。
それでも場数がない人は何をしに来たのか考える項目と、何の資料か考える項目を区別できないようですのでそれなりの概念整理の手ほどきが場数とともにあるのだろうと思われます。
組織の特徴のひとつにまた気づけたようです。
